HR-Software mit DATEV: sieben Anbieter, vier Abnahmefälle

Die Lohnabrechnung bleibt. Die Vorarbeit muss besser werden.

Unser Beispiel: ein Unternehmen mit 75 Beschäftigten in Deutschland. Die Steuerkanzlei rechnet weiter mit DATEV ab; gesucht wird bessere HR-Software für Personalstammdaten, Freigaben, Zeiten und vorbereitende Entgeltabrechnung. Wer die eigentliche Abrechnung ersetzen will, braucht eine andere Auswahl.

Diese Reihenfolge ist unsere redaktionelle Empfehlung für genau diesen Fall. Sie beruht auf veröffentlichten Produkt-, Preis- und Einrichtungsunterlagen. Wir haben die Systeme nicht im Abrechnungsbetrieb getestet. Die ersten drei Anbieter gehören ins Erstgespräch; zwei Finalisten müssen anschließend dieselben Fälle mit Ihrer Kanzlei durchspielen.

Sieben Anbieter – und der Grund, die Reihenfolge zu ändern

1. HR WORKS: interessant, wenn HR und Finanzbuchhaltung dieselben Belege anfassen

HR WORKS beschreibt getrennte Verbindungen für Lohn- und Finanzbuchhaltung: Stamm- und Bewegungsdaten an DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt, Rückübernahme von Abrechnungsdaten sowie Reisekostenbuchungen mit Belegen an die Finanzbuchhaltung. Das ist ein guter Ausgangspunkt, wenn heute dieselben Vorgänge mehrfach bearbeitet werden.

Die kaufmännischen FAQ nennen Lizenzkosten plus eine Account-Grundgebühr. Diese kann an Lizenzgrenzen steigen; als Beispiel werden 100 Lizenzen genannt. Einrichtungsberatung wird nach tatsächlichen Stunden abgerechnet.

Unser Urteil: zuerst einladen, wenn mehrere dieser Abläufe wirklich zusammengehören. Lassen Sie 75, 99, 100 und 101 Lizenzen einschließlich Grundgebühr sowie einen abgegrenzten Einrichtungsumfang kalkulieren. Für eine reine Urlaubsliste ist das noch kein überzeugender Kaufgrund. Entscheidend ist, welche doppelte Arbeit tatsächlich entfällt.

2. Personio: mehr HR-Prozess rechtfertigt mehr Projekt

Personio Core umfasst unter anderem Personalverwaltung, Workflows, Zeiterfassung und vorbereitende Lohnbuchhaltung. Core Pro erweitert den Umfang etwa um unbegrenzte Gesellschaftsverwaltung und API-Zugriff für individuelle Integrationen. Die DATEV-Integration wird als zusätzliche App aufgeführt. „Lohnbuchhaltung enthalten“ ist deshalb noch keine vollständige Preisangabe für Ihre Anbindung.

Unser Urteil: Personio rückt nach vorn, wenn Onboarding, Genehmigungen und organisatorische Änderungen einen wesentlichen Teil des Vorhabens ausmachen. Lassen Sie eine zweite Gesellschaft oder eigene Integration gleich mit anbieten. Die Preisseite nennt außerdem eine einmalige Einrichtungsgebühr und zwölf Monate Mindestlaufzeit beim Jahresabonnement.

Wenn Ihre vorhandene HR-Lösung gut funktioniert und nur ein Export fehlerhaft ist, prüfen Sie zunächst dessen Korrektur. Ein Systemwechsel ist eine teure Methode, einem ungeklärten Feldmapping auszuweichen.

3. HRlab: der Außenseiter für eine kontrollierte Monatsübergabe

HRlab weist Core und Zusatzmodule mit getrennten Preisen aus. Die DATEV-Anbindung gehört zum Core-Umfang; Time & Absence kostet zusätzlich. Damit lässt sich eine konkrete Konfiguration rechnen, statt einen Einstiegspreis mit einem unklaren Gesamtpaket zu vergleichen.

Die Schnittstellenbeschreibung nennt LODAS und Lohn und Gehalt, einen monatlichen Änderungsbericht und zurückgeführte Abrechnungsdokumente. Die Übertragung wird per Klick ausgelöst. Ein unbeaufsichtigter automatischer Versand ist dort als geplant beschrieben.

Unser Urteil: Dieser Freigabepunkt passt zu einem kleinen Team, das Änderungen vor der Übergabe bewusst prüft. Wer einen vollständig unbeaufsichtigten Ablauf benötigt, darf ihn nicht als vorhandene Funktion einplanen. Unser Platz drei ist deshalb eine Empfehlung für einen bestimmten Arbeitsablauf, kein pauschales Preis-Leistungs-Siegel.

75 Lizenzen: Was kostet Core plus Time & Absence?

Die Jahres- und Monatsauswahl auf der offiziellen HRlab-Preisseite wurde am 1. Oktober 2026 im Browser geprüft. Für 75 Lizenzen ergibt sich folgende Abonnementrechnung; alle Beträge verstehen sich ohne Umsatzsteuer.

Das ist kein vollständiges Einführungsangebot. Die Mindestabnahme beträgt 30 Lizenzen. Kanzleiaufwand, DATEV-seitige Leistungen, Einrichtung und weitere Module müssen separat geklärt werden. Nicht angebotene Positionen sind offen, nicht kostenlos. Laut FAQ gelten drei Monate Kündigungsfrist beim Jahresmodell und 30 Tage beim Monatsmodell.

Die 2.070 € vergleichen zwei Laufzeiten derselben Konfiguration. Sie belegen keine Ersparnis gegenüber einem anderen Anbieter. Der günstigere Jahrespreis hilft wenig, wenn die Übergabe scheitert und die Vertragsbindung bleibt.

4. Rexx: höher einstufen, wenn Abrechnungsergebnisse zurück müssen

Rexx beschreibt ausdrücklich die Rückübernahme von Abrechnungsergebnissen, zusätzlich zur Übergabe von Stamm-, Entgelt- und Abwesenheitsdaten. Auch Abrechnungsdokumente gehören zum beschriebenen Rückweg.

Unser Urteil: Rexx sollte in die engere Auswahl, wenn HR oder Finance diese Ergebnisse im HR-System benötigen. Lassen Sie eine Korrektur auf Abrechnungsseite, deren Rückübernahme und den nächsten Export zeigen. Ein Datenaustausch in beide Richtungen löst nicht die Frage, welches System bei widersprüchlichen Werten führt. Ein vergleichbarer Preis für unser Beispiel ist nicht verifiziert; verlangen Sie denselben Feld- und Leistungsumfang wie bei den anderen Finalisten.

5. Factorial: die heutige Anbindung prüfen

Factorial verbindet HR-, Zeit-, Abwesenheits- und Reisekostendaten mit der Abrechnungsvorbereitung. Der DATEV-Marktplatzeintrag nennt LODAS und Lohn und Gehalt sowie konkrete Datenservices. Eine ältere Vergleichstabelle, die nur einen Dateiexport beschreibt, reicht deshalb nicht als aktuelle Entscheidungsgrundlage.

Unser Urteil: einladen, wenn die vorgelagerten HR- und Reisekostenabläufe bereits einen Nutzen haben. Datenservice, Datenrichtung und benötigte Dokumente gehören ins Angebot. Die geprüften Angaben belegen nicht jedes denkbare Rücksynchronisationsfeld. Ein Schnittstellenlogo ersetzt diese Klärung nicht.

6. Kenjo: Schichtplanung ist noch kein Beleg für das richtige Entgelt

Kenjo beschreibt Schichttausch, offene Schichten, Verfügbarkeiten und verknüpfte Zeiterfassung. Für operative Teams kann das wichtiger sein als die Reihenfolge dieser Liste.

Die DATEV-Einrichtungsanleitung nennt jedoch nur einen unterstützten Stundenlohn pro Beschäftigten. Neue Beschäftigte müssen zudem manuell zur Übergabetabelle hinzugefügt werden.

Unser Urteil: Wer mehrere Stundensätze je Person braucht, muss diesen Fall vor Vertragsabschluss lösen. Akzeptabel ist eine unterstützte Konfiguration oder ein dokumentierter Ersatzprozess, den die Lohnabrechnung abstimmen kann. Eine gelungene Dienstplanvorführung beantwortet die Frage nicht. Nehmen Sie außerdem einen Neueintritt in die Probeübergabe auf.

7. HiBob: erst das DATEV-Programm klären

HiBob führt eine von Bob entwickelte DATEV-LODAS-Anbindung für Deutschland auf. Für eine Unternehmensgruppe, die Bob bereits international einsetzt, ist das ein sinnvoller Prüfauftrag, bevor ein zweiter deutscher Personalstamm aufgebaut wird.

Unser Urteil: In diesem Bestandsszenario kann HiBob weit nach oben rücken. Nutzt Ihre Kanzlei dagegen Lohn und Gehalt, qualifiziert der geprüfte Eintrag die Verbindung noch nicht. Verlangen Sie dafür einen ausdrücklich unterstützten und vorgeführten Weg. Der öffentliche Eintrag belegt weder den vollständigen Feldumfang noch den Preis der konkreten Einrichtung.

Vier Fälle für die gemeinsame Abnahme mit der Kanzlei

HR, Lohnsachbearbeitung und Implementierungsverantwortliche gehören in denselben Termin. Verwenden Sie ausschließlich fiktive Daten in einer Testumgebung. Halten Sie DATEV-Programm, Datenservice, Gesellschaft, Beraternummer und Mandantennummer fest.

Personios Einrichtungsanleitung trennt ausgehende Lohndaten, zurückkommende Dokumente und den eAU-Abruf. Auch die Freigabe durch die Kanzlei ist ein eigener Schritt. Prüfen Sie diese Aufgaben im Angebot einzeln.

Schreiben Sie vorab auf, welche Personen und Änderungen erwartet werden. Danach müssen angenommene, abgewiesene und bewusst ausgeschlossene Datensätze diese Menge erklären. Ein erfolgreicher Export ist keine Antwort auf einen fehlenden Neueintritt. Ein Lauf ohne Änderungen ist nur dann unauffällig, wenn tatsächlich keine erwartet wurden.

DATEV begrenzt seine technische Schnittstellenprüfung ausdrücklich auf das fehlerfreie Einlesen der Ausgabedatei; die fachlich korrekte Übergabe der verarbeiteten Daten ist nicht damit bestätigt. Darum muss Ihre Abnahme auch das Abrechnungsergebnis prüfen.

Zwei Finalisten reichen. Eine ungeklärte Kernanforderung nicht.

Beginnen Sie für dieses Beispiel mit HR WORKS, Personio und HRlab. Ersetzen Sie einen Kandidaten durch Rexx, wenn Rückdaten entscheidend sind, oder durch Kenjo, wenn Schichtprozesse dominieren und die Entgeltfälle lösbar sind. Ein vorhandenes Bob-System ist ein guter Grund, zuerst dessen LODAS-Verbindung zu prüfen.

Unsere Kaufbedingung: Die Kanzlei kann die Übergabe samt Korrektur erklären und anhand der Testfälle nachvollziehen. Bleibt ein notwendiger Fall unlösbar oder der Ersatzprozess unbeziffert, ist der Anbieter noch nicht abnahmefähig. Auch der sympathischste Vertrieb kann diese Lücke nicht schließen.

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